Las auditorías de software se han convertido en una forma normal para que los propietarios de software verifiquen el uso que hacen sus clientes del mismo, para identificar las brechas entre el uso y los derechos contratados, y para cobrar por las licencias adicionales necesarias para cerrar las brechas. En la actualidad, las auditorías de software y los cargos resultantes representan un negocio multimillonario y una fuente vital de ingresos para los propietarios de software. A continuación se presentan diez consejos que los abogados deben tener en cuenta a la hora de ayudar a sus clientes licenciatarios a responder a una auditoría de software.
CONTENIDO
1. Involucrarse pronto
Vale la pena tratar una auditoría de software como un riesgo financiero serio. Una auditoría de software puede adoptar muchas formas: una auditoría formal, una revisión, una solicitud de autoverificación y divulgación de los resultados, una evaluación previa a la renovación o a la compra de la implementación existente, o una visita de cumplimiento por parte de los empleados del propietario del software. Se sabe que los propietarios de software presentan solicitudes de auditoría directamente al personal de TI del licenciatario o a los responsables de compras.
Algunas de estas solicitudes de auditoría, cuando se reciben, pueden parecer intrascendentes, pero el coste del incumplimiento de un licenciatario puede ser muy alto. Antes de responder a una auditoría de software, el licenciatario debe revisar su posición de licencia, identificar los problemas de cumplimiento que puedan existir y considerar las próximas adquisiciones que involucren al mismo propietario del software. Aunque una autoevaluación apoyada por un abogado y/o un consultor puede llevar tiempo, un retraso de un mes o más en la respuesta a una auditoría rara vez tiene un impacto negativo en la misma.
2. Cuidado con el troll
Un «troll» generalmente se refiere a un propietario de propiedad intelectual no operativo que adopta un enfoque de tipo demandante para descubrir el incumplimiento y exigir el pago. Los «trolls» que hacen valer las reclamaciones de patentes son bien conocidos, pero los trolls también existen en el mundo del software, y a menudo aparecen primero a través de las auditorías de software. En el mundo del software, los trolls suelen ser los propietarios de líneas antiguas de productos de software que rara vez se licencian de nuevo, pero que siguen siendo necesarios para los usuarios antiguos.
Como consejo práctico, ya que los trolls persiguen sus reclamaciones en los litigios con más frecuencia que otras empresas de software, considere la posibilidad de comprobar el expediente de litigios para buscar los litigios relacionados con la auditoría presentados contra otros licenciatarios.
3. Confiar pero verificar
En las auditorías de software generalmente, los propietarios de software tienen objetivos financieros, competitivos y estratégicos diseñados para ganar dinero, para explotar las necesidades y dependencias de los licenciatarios, y para extender esas necesidades y dependencias el mayor tiempo posible. Las investigaciones han demostrado que los propietarios de software suelen creer que están infravalorados por el verdadero valor de su software y que es justo cobrar más cuando es posible.
Ante todo, el objetivo del licenciante en una auditoría de software es obtener ingresos de los licenciatarios existentes. Aunque el propietario del software debe ser un socio comercial fiable y no un adversario, vale la pena conocer el método de funcionamiento del propietario del software para la concesión de licencias, incluidas las prácticas generales de concesión de licencias, la negociabilidad de los términos y la flexibilidad de los precios.
4. Esté atento a los cambios de reglas recientes o pendientes
Los propietarios de software generalmente no temen cambiar las reglas que rigen el uso del software con licencia, incluso con las licencias existentes, y a veces no aclaran los cambios a los licenciatarios. Cada licenciatario que se enfrente a una auditoría de software debe investigar los cambios en las reglas de la licencia y las interpretaciones que la compañía de software pueda haber adoptado, para poder evaluar el impacto de esos cambios. Un abogado con experiencia en software o un experto en licencias a menudo estará lo suficientemente familiarizado con las prácticas contractuales de los principales propietarios de software para poder explicar los cambios realizados por los propietarios de software en todo el mercado.
5. Quién está en su equipo y quién no
Antes de que un licenciatario responda a una auditoría, el equipo del licenciatario (TI, compras, legal, finanzas) debe estar alineado y acordar un proceso para manejar esta auditoría en particular, o las auditorías de software en general. Muchos usuarios corporativos asignan la responsabilidad del cumplimiento de las licencias a gestores específicos (a veces llamados «propietarios» internos) elegidos dentro de sus organizaciones. Por lo tanto, el «propietario» designado por el titular de la licencia para supervisar el uso y el cumplimiento es fundamental para el equipo.
Es igualmente importante saber quiénes son los responsables del propietario del software. Un propietario de software tiene inevitablemente «guardianes» en una auditoría, con diferentes funciones para sus representantes de ventas, sus gerentes de auditoría o de cumplimiento, tal vez un auditor externo, y cualquier «guardián de las relaciones» que el propietario del software hace responsable de resolver los conflictos y mantener una relación comercial saludable con el licenciatario.
6. Consultar con expertos
A menudo, el titular de una licencia puede conocer las normas de la licencia de un determinado software. Esto es especialmente cierto si un licenciatario ha trabajado con el mismo propietario de software durante muchos años y se ha familiarizado con la evolución en la concesión de licencias y el uso del software. Pero las reglas de las licencias pueden ser complicadas y cambian con frecuencia a lo largo de los años, especialmente cuando la empresa de software ofrece una multitud de opciones de productos y servicios que se combinan, se sustituyen, se actualizan y se vuelven a licenciar durante un período de tiempo.
7. Las defensas legales cuentan
Las auditorías de software no tienen por qué ser consideradas como un enfrentamiento; la mayoría de ellas terminan en una transacción de compra. A pesar de la ocasional historia de terror, la mayoría de las auditorías se resuelven de forma predecible y razonable, incluso cuando el licenciatario se toma el tiempo de desafiar y negociar demandas que pueden parecer excesivas. No obstante, hay un papel para un abogado, y la participación de un abogado no suele impedir una auditoría de software.